Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich und Vertragspartner

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der SaaS-Plattform „ePigeon“ (nachfolgend „Software“ oder „Plattform“), die zwischen der ePigeon UG (haftungsbeschränkt), Lottestraße 1, 35578 Wetzlar, Deutschland (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden geschlossen werden.

1.2 Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen (B2B). Eine Nutzung durch Verbraucher (§ 13 BGB) ist ausdrücklich ausgeschlossen.

1.3 Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

2. Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

2.1 Der Anbieter stellt dem Kunden die Software ePigeon als Cloud-Lösung (Software-as-a-Service) zur Automatisierung des B2B-Rechnungseingangs (Verarbeitung, Prüfung, Validierung, Archivierung von XRechnung, ZUGFeRD und PDF-Rechnungen) sowie zur Erstellung von DATEV-Export-Stapeln (EXTF-ZIP) über das Internet zur Verfügung.

2.2 Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung der gewählten Tarifoption (z. B. Starter, Pro, Kanzlei-Portal) auf der Website (epigeon.de).

2.3 AUSSCHLUSS VON STEUER- UND RECHTSBERATUNG: Der Anbieter erbringt ausdrücklich keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Funktionen der Software (insbesondere der Zero-Trust IBAN-Betrugsschutz, Vorschläge zum Smart Pre-Accounting/SKR-Mapping nach § 13b UStG, der Rejection Loop sowie der Verfahrensdokumentations-Generator) sind rein technische Assistenzsysteme. Die rechtliche und steuerrechtliche Würdigung, Prüfung und Freigabe von Belegen sowie die Einhaltung der GoBD obliegt ausschließlich dem Kunden bzw. dessen Steuerberater.

2.4 Der Anbieter entwickelt die Software fortlaufend weiter und behält sich vor, Funktionen anzupassen, zu erweitern oder zu ändern, soweit dies für den Kunden zumutbar ist, der Erreichung des Vertragszwecks dient oder gesetzlichen Vorgaben entspricht.

2.5 Der Anbieter erbringt technischen Support für die Software per E-Mail oder über ein integriertes Ticket-System während der üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr CET, ausgenommen bundeseinheitliche Feiertage).

3. Vertragsschluss, Laufzeit und Kündigung

3.1 Die Darstellung der Software auf der Website stellt kein bindendes Angebot dar. Der Vertrag kommt zustande, indem der Kunde den Online-Registrierungsprozess abschließt und der Anbieter den Account freischaltet oder den Zugang bestätigt.

3.2 Kostenpflichtige Abonnements (z. B. Starter, Pro) werden auf unbestimmte Zeit geschlossen und rechnen sich monatlich ab.

3.3 Soweit nicht abweichend vereinbart, kann der Vertrag von beiden Parteien mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende der jeweiligen monatlichen Abrechnungsperiode in Textform (z. B. per E-Mail oder über die Kündigungsfunktion im Kundenportal) gekündigt werden.

3.4 Das für Steuerberater bereitgestellte Kanzlei-Portal ist kostenlos und kann von beiden Parteien jederzeit ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden.

3.5 Das Recht zur fristlosen außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde: a) mit der Zahlung von Entgelten um mehr als 30 Tage in Verzug ist, b) schwerwiegend gegen seine Pflichten aus Ziffer 4 oder Ziffer 7 verstößt, c) die Software für rechtswidrige Zwecke nutzt.

3.6 DATENEXPORT NACH VERTRAGSENDE: Mit Wirksamwerden der Kündigung wird der Zugang des Kunden gesperrt. Der Kunde ist verpflichtet, seine Daten (insbesondere Rechnungsarchive und DATEV-Exporte) vor Vertragsende eigenverantwortlich zu exportieren. Der Anbieter gewährt dem Kunden nach Vertragsende eine Übergangsfrist von 30 Tagen, um Daten über eine Exportfunktion anzufordern. Nach Ablauf dieser Frist ist der Anbieter berechtigt, die Daten des Kunden vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten endgültig zu löschen.

4. Nutzungsrechte und Account-Sperrung

4.1 Der Anbieter räumt dem Kunden für die Laufzeit des Vertrages ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software über einen Webbrowser für eigene interne Geschäftszwecke (bzw. im Rahmen des Kanzlei-Portals zur Betreuung von Mandanten) zu nutzen.

4.2 Eine Überlassung des Quellcodes erfolgt nicht. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software zu vervielfältigen, zu dekompilieren, zu modifizieren oder mittels Reverse Engineering zu analysieren, es sei denn, dies ist nach § 69e UrhG zwingend gestattet.

4.3 Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang des Kunden vorübergehend zu sperren, wenn: a) der Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung oder eines Sicherheitsrisikos (z. B. Cyberangriff, Schadsoftware-Upload) besteht, b) der Kunde mit der Zahlung eines fälligen Betrags länger als 30 Tage in Verzug ist. Der Kunde wird über die Sperrung unverzüglich informiert.

5. Preise, Zahlungsbedingungen und Preisanpassung

5.1 Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses auf der Website ausgewiesenen Preise. Alle Preise verstehen sich als Netto-Preise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

5.2 Die Abonnement-Gebühren werden jeweils zu Beginn einer monatlichen Abrechnungsperiode im Voraus fällig und über die angegebenen Zahlungsmittel (z. B. SEPA-Lastschrift, Kreditkarte) eingezogen.

5.3 Bei Zahlungsverzug werden Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz p.a. (§ 288 Abs. 2 BGB) berechnet.

5.4 Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenansprüchen aufrechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht ausüben.

5.5 PREISANPASSUNG: Der Anbieter ist berechtigt, die Preise für bestehende Verträge mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 6 Wochen in Textform zum Ende einer Abrechnungsperiode anzupassen, um gestiegenen Gesamtkosten (z. B. Hosting, Personal, Lizenzen) Rechnung zu tragen. Widerspricht der Kunde der Preisanpassung nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Mitteilung, gilt die Anpassung als genehmigt. Der Anbieter wird den Kunden in der Ankündigung auf die Bedeutung des Schweigens besonders hinweisen. Im Falle des Widerspruchs steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zu.

6. Verfügbarkeit und Wartung (SLA)

6.1 Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der Software von 99,0 % im Jahresmittel am Übergabepunkt (Ausgang des Rechenzentrums).

6.2 Nicht in die Berechnung der Verfügbarkeit fließen ein: a) Geplante Wartungsarbeiten, die vorab mit einer Frist von 24 Stunden angekündigt werden und in der Regel außerhalb der Hauptgeschäftszeiten (22:00 bis 06:00 Uhr CET) liegen, b) Störungen, die auf höherer Gewalt, Störungen von Internet-Dienstleistern oder Verschulden Dritter außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters beruhen.

7. Pflichten des Kunden (Mitwirkungspflichten)

7.1 Der Kunde ist verpflichtet, die Zugangsdaten streng vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen.

7.2 Der Kunde stellt sicher, dass alle von ihm eingegebenen Stammdaten und Abrechnungsinformationen stets aktuell und korrekt sind.

7.3 PRÜFPFLICHT FÜR DATEV-EXPORTE: Der Kunde (bzw. dessen Steuerberater) ist verpflichtet, die von der Software generierten DATEV-Export-Stapel (EXTF-ZIP) sowie Kontierungs- und Steuerzuordnungen vor dem verbindlichen Import in Folgesysteme (z. B. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen) auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit zu prüfen.

7.4 EIGENVERANTWORTUNG FÜR GOBD: Die Nutzung des GoBD-WORM-Archivs und des Verfahrensdokumentations-Generators (DLC) entbindet den Kunden nicht von seiner gesetzlichen Eigenverantwortung zur Einhaltung der steuerrechtlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten (§§ 140, 147 AO, § 257 HGB).

8. Gewährleistung (Mängelhaftung)

8.1 Es gelten die gesetzlichen Regelungen des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB) mit den nachfolgenden Einschränkungen.

8.2 Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für anfängliche Mängel gemäß § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB wird ausgeschlossen.

8.3 Der Kunde hat Mängel unverzüglich unter Angabe von nachvollziehbaren Details in Textform zu melden.

9. Haftungsbeschränkung

9.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt: a) bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, b) bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, c) nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes, d) im Umfang einer übernommenen Garantie.

9.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflicht), ist die Haftung des Anbieters auf den Ersatz des vorhersehbaren, vertragstypischen Schadens begrenzt.

9.3 HAFTUNGSHÖCHSTSUMME: In den Fällen der Ziffer 9.2 ist die Haftung des Anbieters pro Kalenderjahr insgesamt auf den Betrag begrenzt, den der Kunde in den letzten 12 Monaten vor dem schadensstiftenden Ereignis an den Anbieter als Nutzungsentgelt gezahlt hat, maximal jedoch auf einen Betrag von 10.000,00 EUR.

9.4 Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

9.5 Die Haftung für Schäden aus Fehlbuchungen, Überweisungsbetrug (trotz IBAN-Prüfung) oder versäumten Fristen aufgrund fehlerhaft ausgelesener Rechnungsdaten wird im Rahmen der Ziffern 9.2 bis 9.4 beschränkt, da die finale Prüfpflicht beim Kunden liegt (vgl. Ziffer 2.3 und 7.3).

10. Vertraulichkeit und Referenznennung

10.1 Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsabwicklung erlangten vertraulichen Informationen der anderen Partei geheim zu halten.

10.2 Der Anbieter ist berechtigt, den Firmennamen und das Unternehmenslogo des Kunden im Rahmen der Eigenwerbung (z. B. auf der Website epigeon.de) als Referenz zu nennen. Der Kunde kann dieser Nutzung jederzeit für die Zukunft in Textform widersprechen.

11. Datenschutz

11.1 Die Parteien halten die Bestimmungen der DSGVO und des BDSG ein.

11.2 Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen die Parteien die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO (abrufbar unter /avv).

12. Höhere Gewalt (Force Majeure)

Keine Partei haftet für die Nichterfüllung vertraglicher Pflichten, wenn die Nichterfüllung auf Umständen beruht, die außerhalb ihrer zumutbaren Kontrolle liegen (z. B. Krieg, Naturkatastrophen, großflächige Strom- oder Netzausfälle, zielgerichtete Cyberangriffe/DDoS-Attacken auf die Infrastruktur).

13. Änderung der AGB

13.1 Der Anbieter behält sich vor, diese AGB zu ändern, sofern dies aus rechtlichen, regulatorischen oder technischen Gründen erforderlich ist.

13.2 Änderungen werden dem Kunden spätestens 6 Wochen vor dem vorgeschlagenen Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 6 Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als angenommen. Auf die Bedeutung des Schweigens wird in der Mitteilung hingewiesen.

14. Schlussbestimmungen

14.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

14.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters.

14.3 Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.